Kasy rejestrujące czyli fiskalne

Zgodnie z obowiązującym prawem polskim większość osób prowadzących działalność gospodarczą z zakresu usług podlega obowiązkowi stosowania kas rejestrujących. Kasy te mają na celu ułatwienie rozliczania się z urzędem podatkowym z podatku VAT nakładanego na towary i usługi.

Kogo obowiązek stosowania kas dotyczy?

Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 8 stycznia 1993 roku, podatnicy sprzedający towary i świadczący usługi, w tym również w zakresie handlu i gastronomii, na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych, są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Obowiązek stosowania kas, o którym stanowi dany zapis ustawy został związany z dwoma podstawowymi czynnikami handlowymi, czyli:

• rodzajem wykonywanych czynności (sprzedaż towarów, świadczenie usług),
• kręgiem odbiorców (osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej,
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych).

Łączne wystąpienie obydwu tych przesłanek zobowiązuje podatnika do zainstalowania i stosowania kas rejestrujących w terminach i na zasadach przewidzianych w następujących przepisach:

• rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2001 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. Nr 151, poz. 1711),
• rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948).

Co podlega ewidencjonowaniu?

Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o VAT ewidencjonowaniu za pomocą kas rejestrujących podlegają:

• obrót,
• kwoty podatku należnego.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym obrót to kwota należna z tytułu sprzedaży towarów, pomniejszona o kwotę należnego podatku.

Wskazywałoby to, iż ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kas powinny podlegać wszystkie wykonywane przez podatnika czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, niezależnie od tego na czyją rzecz są wykonywane.

Powszechnie dominuje jednak pogląd, iż czynnikiem decydującym o tym, czy dana czynność powinna zostać zaewidencjonowana przy użyciu kasy, czy też nie, jest kategoria nabywcy. A więc rejestrowaniu podlegają tylko czynności wykonywane na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej lub prowadzących ją w formie indywidualnych gospodarstw rolnych.

Natomiast sprzedaż dla przedsiębiorców podlega ewidencjonowaniu na zasadach ogólnych. Jest to zazwyczaj tak zwana sprzedaż fakturowa.

Należy jednak zauważyć, że pojęcie osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej lub prowadzących ją w formie indywidualnych gospodarstw rolnych znajduje się w hipotezie art. 29 ust. 1 ustawy o VAT i służy określeniu kategorii podmiotowej adresatów tej normy prawnej, zaś dyspozycja normy nie precyzuje, o jaki obrót chodzi.

Natomiast przedstawiona wyżej interpretacja rozciąga cechy podmiotowe adresatów normy także na obowiązek, któremu podlegają.

Z interpretacją tą należy się zgodzić, bowiem wprowadzenie kas rejestrujących miało na celu objęcie kontrolą obrotu, powstającego w przypadku gdy finalnym, czyli ostatecznym nabywcą jest konsument będący osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej.

W takich sytuacjach nie ma bowiem obowiązku wystawiania faktury, zaś nabywca rzadko jest zainteresowany w otrzymaniu dokumentu sprzedaży, co mogłoby prowadzić do różnych nadużyć.

Nie działa tu więc mechanizm samokontroli, który jest bezsprzecznie związany z zastosowaną w podatku od towarów i usług metodą fakturową, tak jak się to dzieje, gdy przepływ towarów i usług następuje między przedsiębiorcami.

Ponieważ w art. 29 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym jest również mowa o podatnikach sprzedających towary i świadczących usługi, także w oparciu o te cechy należy interpretować pojęcie obrotu zawarte w dyspozycji tej normy.

Bez kasy

Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy o VAT ” ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży towarów – rozumie się przez to również dostawę, odpłatne świadczenie usług oraz wykonywanie innych czynności określonych w art. 2″. Jednakże ustawodawca nie zawsze konsekwentnie posługuje się w ustawie tak zdefiniowanym pojęciem sprzedaży w związku z czym w każdym przypadku należy badać kontekst, w jakim to pojęcie się pojawia. Ponieważ w art. 29 ust. 1 jest mowa o sprzedaży towarów i świadczeniu usług, należy uznać, mając na względzie racjonalność ustawodawcy, iż pojęcie sprzedaży towarów występuje tu w znaczeniu cywilnoprawnym. A to wskazywałoby, iż ewidencjonowaniu przy użyciu kas rejestrujących nie podlegają następujące czynności zrównane ze sprzedażą towarów i usług:

• świadczenia usług oraz przekazania lub zużycia towarów na potrzeby reprezentacji albo reklamy,
• przekazania przez podatnika towarów oraz świadczenia usług na potrzeby osobiste podatnika, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, a także zatrudnionych przez niego pracowników oraz byłych pracowników,
• zamiany towarów, zamiany usług oraz zamiany usługi na towar i towaru na usługę,
• wydania towarów lub świadczenia usług w zamian za wierzytelności,
• wydania towarów lub świadczenia usług w miejsce świadczenia pieniężnego,
• dostarczenia produktów rolnych na podstawie umowy kontraktacji,
• darowizn towarów nie wymienionych w drugim podpunkcie,
• świadczenia usług, czyli sprzedaż towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, bez pobrania należności,
• wydania towarów lub świadczenia usług w zamian za czynności nie podlegające opodatkowaniu,
• towarów własnej produkcji oraz towarów, które po nabyciu nie zostały odprzedane, w przypadku:

  –  rozwiązania spółki prawa cywilnego lub handlowego nie mającej osobowości prawnej albo

  –  zaprzestania przez podatnika będącego osobą fizyczną wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu, obowiązanego, na podstawie odrębnych przepisów do zawiadomienia właściwego organu o zaprzestaniu wykonywania działalności gospodarczej.

Warunki techniczne

Natomiast zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948) poprzez sprzedaż rozumie się czynności określone w art. 2 ust. 1 i 3 ustawy o VAT, to jeszcze aktualne rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących zwolniło do 31 grudnia 2002 r. wymienione w tymże artykule czynności z obowiązku ewidencjonowania.
Wskazywałoby to, iż czynności zrównane ze sprzedażą ewidencjonowaniu podlegają.

Jednakże ani obecnie, ani poprzednio Minister Finansów nie posiadał delegacji do doprecyzowania czynności, które mają być objęte obowiązkiem ewidencjonowania przy użyciu kas rejestrujących. Stąd też decydujące znaczenie dla rozpatrywanej kwestii mogą mieć wyłącznie przepisy ustawowe. Czyli odpowiednie rozporządzenia, które wydaje właściwy minister.

Zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy o podatku VAT minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunki ich stosowania przez podatników, uwzględniając:

• potrzebę zabezpieczenia zewidencjonowanych danych,
• konieczność zagwarantowania konsumentowi prawa do otrzymania dowodu nabycia towarów lub usług z uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwość kontroli przez klienta czynności dotyczących prawidłowego ewidencjonowania transakcji i wystawiania dowodu potwierdzającego jej wykonanie,
• optymalne, również dla danego typu obrotu, rozwiązania techniczne dotyczące konstrukcji kas.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia powinien również:

• ustalić szczegółowe zasady, warunki i tryb odliczania od podatku należnego (zwrotu) kwoty,
• może określić inny, niż wymieniony w ust. 2b art. 29 ustawy, limit odliczeń dla kas o zastosowaniu specjalnym, które programowo, funkcjonalnie i konstrukcyjnie są zintegrowane z innymi urządzeniami,
• może zwolnić na czas określony niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, ze względu na rodzaj prowadzonej działalności lub wysokość obrotu.

Jak już zostało wyżej wspomniane obowiązek ewidencjonowania dotyczy całego obrotu realizowanego na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej lub prowadzących ją w formie indywidualnych gospodarstw rolnych.

Jeden punkt, jedna kasa

W przypadku podatników posiadających jeden punkt sprzedaży, dla realizacji wspomnianego obowiązku wystarczy zainstalowanie jednej kasy.

Natomiast w sytuacji, kiedy podatnicy posiadający wiele punktów sprzedaży lub punkty z wieloma stanowiskami, to zobowiązani są oni do zainstalowania kasy w każdym z tych punktów.

Nie musza jednak czynić tego w każdym punkcie jednocześnie, choć mogą to uczynić w obowiązujących ich terminie albo też skorzystać z możliwości ich sukcesywnego instalowania.

Jednak istnieje pewne ograniczenie wynikające z § 9 rozporządzenia ministra w sprawie kas rejestrujących. Otóż podatnicy są obowiązani rozpocząć ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 liczby kas (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych), która została zgłoszona przez podatnika w urzędzie skarbowym na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania.

Ponadto od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy są obowiązani wprowadzać do ewidencjonowania kolejne kasy w liczbie nie mniejszej niż liczba kas zainstalowanych w pierwszym miesiącu ewidencjonowania.

Podatnicy, którzy naruszają obowiązek wprowadzenia kas rejestrujących, do czasu rozpoczęcia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas, tracą prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę stanowiącą równowartość 30% podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.

Oznacza to, że jeżeli podatek należny (w wyniku dokonanych w danym miesiącu zakupów) wynosi 3000 zł, a podatek naliczony (efekt sprzedaży) wynosi 5000 zł, to normalnie podatnik zobowiązany byłby do odprowadzenia kwoty 2000 zł z tytułu podatku VAT. Natomiast powyższa kara – dodajmy obowiązująca do czasu zainstalowania i poprawnego użytkowania kas – powoduje, iż wysokość podatku należnego ulega pomniejszeniu o 30% -do 2100 zł- czyli podatnik musi odprowadzić na konto Urzędu Skarbowego podatek VAT w kwocie 2900 zł.

Powyższa kara działa automatycznie, w przypadku niezastosowania się do przepisów, natomiast od 1 kwietnia 1997 roku obowiązują nowe przepisy ustawy karno – skarbowej określające nowe poziomy kar za wykroczenia skarbowe.
Warto podkreślić, że kary te mogą być drastyczne.

Jeśli wbrew przepisom ustawy o VAT nie jest prowadzona (również nieterminowo rozpoczęta) rejestracja obrotów na kasie rejestrującej – może zostać nałożona kara nawet do 10000 zł.

Takiej samej karze podlega ten, kto dokona sprzedaży z pominięciem jej rejestracji na kasie fiskalnej lub nie wręczy klientowi dokumentu sprzedaży -czyli paragonu fiskalnego.

Kasa podlega rejestracji

Urządzenie fiskalne po jego zakupieniu i pierwszej instalacji (rejestracji zwanej fiskalizacją) musi być zarejestrowane w Urzędzie Skarbowym. W dobrze pojętym interesie podatnika jest -na 7 dni przed rozpoczęciem użytkowania kasy jako urządzenia fiskalnego- złożenie w formie pisemnego oświadczenia zawiadomienia urzędu skarbowego o ilości kas i miejscu ich instalacji. Dostosowanie się do wszystkich opisanych powyżej wymogów niezbędne jest dla uniknięcia problemów z odliczeniem kwot wydanych na zakup kas.

Jednakże jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, to wówczas podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej.

Ponadto w przypadku, gdy ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwa, podatnik nie może prowadzić sprzedaży towarów.

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku VAT kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania.

Mogą odliczyć aż 50% ceny zakupu kasy rejestrującej (bez podatku od towarów i usług). Wartość ta nie może jednak przekraczać kwoty 2500 zł.

Ponadto dla osób, które rozpoczęły ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub osoba ta jest podatnikiem zwolnionym od podatku na podstawie art. 14 ust. 1, 5 lub 6, czyli
podatnicy, u których wartość sprzedaży towarów w rozumieniu art. 2 ust. 1 i 3, a także wartość eksportu towarów lub usług nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty wyrażonej w złotych, odpowiadającej kwocie 10.000 EURO

Podatnicy będący zakładami pracy chronionej w rozumieniu przepisów o zatrudnieniu i rehabilitacji zawodowej osób niepełnosprawnych mogą wybrać zwolnienie od podatku, bez względu na wartość sprzedaży towarów, pod warunkiem złożenia przez podatnika pisemnego oświadczenia we właściwym urzędzie skarbowym.

Podatnik rozpoczynający wykonywanie czynności określonych w art. 2 w ciągu roku podatkowego jest zwolniony od podatku, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży towarów nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej sprzedaży, kwoty określonej w ust. 1 pkt1 lub w ust. 4, czyli 10 000 EURO lub 30-krotności kwoty prowizji lub innych postaci wynagrodzeń za wykonanie usług urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty określonej w ust. 2b (czyli 50 % ceny zakupu kasy rejestrującej)  na rachunek bankowy podatnika w terminie do 25 dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika.