Rekrutacja pracowników

Przed rozmową kwalifikacyjną powinieneś przygotować zestaw pytań, które chcesz postawić kandydatowi. Zwiększy to efektywność przebiegu rozmowy. Staraj się jednak nie trzymać się niewolniczo przygotowanego zestawu.

Zestaw pytań

Pytania powinny być zadawane w sposób naturalny i wynikać z prowadzonej rozmowy. W miarę nabywania doświadczenia, po przeprowadzeniu większej ilości takich rozmów, możesz korygować zestaw pytań, tak aby był coraz lepszym instrumentem wyboru. Postaraj się jednak zadać wszystkie pytania, które przygotowałeś, chyba że okoliczności sprawią, że nie będzie takiej potrzeby. Kolejność zadawania pytań nie ma jednak znaczenia. Jeśli wszystkim kandydatom zadasz mniej więcej te same pytania, łatwiej ci będzie ich porównać. Zmniejszysz także w ten sposób ryzyko dyskryminacji ze względu na płeć, pochodzenie, niepełnosprawność czy orientację seksualną.

Pytania a kultura przedsiębiorstwa

Jeśli rekrutację prowadzi dla ciebie doradztwo kadrowe, powinieneś przekazać im swój zestaw pytań. Pytania te powinny w pierwszym rzędzie być zgodne z kulturą twojej firmy,
a nie doradztwa kadrowego. Jeśli chcesz, aby twoja firma postrzegana była jako kreatywna i inna niż reszta, możesz zadawać pytania, które narzucą kandydatowi takie jej postrzeganie.

Możesz zapytać na przykład, czy kandydat woli pracować na boso czy w butach, albo co kandydat najchętniej jada na lunch. Jeśli chcesz, by twoja firma była postrzegana jako przyjazna i ciepła, możesz zapytać, pod jakim znakiem zodiaku kandydat się urodził.

Wybór indywidualny

Rekrutacja na różne stanowiska oznacza różne zestawy pytań. Podobnie część pytań pasuje lepiej do jednych firm, a do innych mniej. Są pytania, które można zdać wyłącznie kobietom oraz takie, które kieruje się tylko do mężczyzn. Pytania stawiane osobie młodej będą inne niż te skierowane do osoby starszej. Musisz wiedzieć, jakie kwalifikacje i doświadczenie są wymagane na obsadzanym stanowisku. Musisz również mieć obraz cech charakteru pracownika, który obejmie stanowisko, chyba że podobne cechy charakteru wymagane są u wszystkich pracowników firmy. Trzeba również zwrócić uwagę na to, jakie szczególne umiejętności czy zdolności są potrzebne na danym stanowisku, na przykład siła fizyczna, umiejętność analitycznego myślenia, wysoko rozwinięta komunikatywność itp. Jeśli praca na danym stanowisku jest związana z częstymi podróżami służbowymi, stawiane przez ciebie pytania muszą umożliwić uzyskanie informacji, czy kandydat nadaje się do tego typu pracy.

Niezręczne pytania

Czasami w trakcie rozmów kwali?kacyjnych pojawiają się pytania, których powinieneś unikać, a przynajmniej powinieneś być świadomy, że są one niezręczne i należy być ostrożnym.

W rozdziale o dyskryminacji przeczytasz o zakazie naruszania praw o równouprawnieniu wszystkich ludzi. Pamiętaj o tym podczas spotkania z kandydatami. Nie zadawaj pytań, które automatycznie stawiają na przykład mężczyzn, niepełnosprawnych, muzułmanów czy biseksualistów w gorszym świetle. Jeśli zapytasz o wyznanie czy orientację seksualną, musisz mieć ku temu powód, a poza tym musisz zadać to samo pytanie wszystkim kandydatom.

Tylko uzasadnione pytania

Nie zadawaj pytań, które niczemu nie służą. Pytania o sprawność fizyczną czy umysłową są uzasadnione tylko wtedy, jeśli są umotywowane wymogami danego stanowiska lub względami bezpieczeństwa. Pytania o częstotliwość zachorowań są w większości przypadków nieuzasadnione. Pytania o stan cywilny, orientację seksualną, o ilość dzieci czy zamiary powiększenia rodziny są zawsze nieuzasadnione.

Również pytania o pochodzenie czy wyznanie zwykle nie mają uzasadnienia. Większość pracodawców pyta o wiek (jeśli nie podano go w CV). Także to pytanie jest nieistotne z punktu widzenia jakości wykonywanej pracy. Pytanie to może być uzasadnione w wypadku konieczności ustalenia ustawowego terminu przejścia pracownika na emeryturę.

Nie wolno ci pytać o stopień aktywności kandydata w związkach zawodowych, jeśli pytanie może sugerować, że niechętnie zatrudniasz osoby o dużej aktywności związkowej. Może to naruszać prawo do swobodnego organizowania się pracowników.

Inne pytania, nad których sensownością powinieneś się zastanowić, to te o sympatie polityczne, o stosunek do palenia papierosów czy alkoholu, o wagę ciała czy choroby.

Rozpocznij od prostych pytań

Pytania powinny być zadawane tak, aby były zrozumiałe. Należy unikać pytań podchwytliwych i zawiłych. Jeśli chcesz sprawdzić inteligencję kandydata i jego wytrzymałość na stres, powinieneś to zrobić za pomocą testów, a nie podczas rozmowy. Rozmowa powinna przebiegać w pozytywnej atmosferze.

Rozpocznij od prostych pytań, na które kandydat może odpowiedzieć krótko i konkretnie, najlepiej tak lub nie. W ten sposób początek rozmowy nie przysporzy kandydatowi stresu. Następnie przechodzisz do bardziej skomplikowanych pytań. Możesz na przykład poprosić, by kandydat opowiedział ci o sobie i opisał, jaką jest osobą.

Przykładowe pytania:

• Łatwo było pani do nas trafić?
• Czy już kiedyś był pan u nas?
• Czy zna pan któregoś z naszych pracowników?
• Napije się pani kawy czy herbaty?

Pytania kwalifikacyjne

Przejdź od spraw łatwiejszych do bardziej trudnych. Kiedy już faza początkowa dobiegnie do końca, należy unikać pytań typu tak-nie, a raczej posługiwać się pytaniami otwartymi. W ten sposób nakłaniamy kandydata do szerszego formułowania odpowiedzi.

Cisza

Nie obawiaj się ciszy. Pozwól kandydatowi zastanowić się nad odpowiedzią w ciszy i spokoju. Ty zadawałeś pewnie podobne pytania dziesiątki razy, lecz dla kandydata niektóre z nich mogą być zaskakujące. Bądź cierpliwy i nie staraj się naprowadzić kandydata na „prawidłową” odpowiedź, a tym bardziej sam nie formułuj odpowiedzi.
Zaletą będzie, jeżeli kandydat wytrzyma w ciszy, podczas gdy na przykład po zadaniu pytania zrobisz przerwę i będziesz notował usłyszaną odpowiedź. Nie robi dobrego wrażenia ktoś, kto, gdy zapada cisza, staje się nerwowy i plecie trzy po trzy.

Słuchaj uważnie

Często to nie treść odpowiedzi jest najbardziej interesująca, lecz sam sposób odpowiadania. Jeśli zachowasz spokój i będziesz uważnie słuchał tonu głosu kandydata i obserwował jego mowę ciała, dowiesz się wiele o jego osobowości.

Zaskakujące pytania

Czasami warto zadać jakieś niestandardowe, nawet lekko „pokręcone” pytanie. Można zapytać na przykład o znak zodiaku kandydata lub czy potrafi on poruszać uszami. Nie treść odpowiedzi jest tu ważna, ale sposób reakcji kandydata.

Dokumentacja, notatki

Rób notatki podczas rozmowy, abyś później pamiętał, jakich odpowiedzi
udzielał kandydat. Każdy członek grupy rekrutacyjnej może robić swoje notatki lub też można zlecić to jednej osobie. Notowanie odpowiedzi słowo w słowo może być dla kandydat denerwujące. Notatki możesz również wykorzystać, aby rozwijać swoją umiejętność przeprowadzania rozmów kwalikacyjnych w przyszłości. Pytania, które okazały się nieistotne lub nie wniosły nic nowego, można spokojnie wykreślić z zestawu pytań, można też dodawać nowe.

Fotografia i wideo

Jeżeli w ogłoszeniu prasowym nie zaznaczyłeś, że kandydaci powinni przesłać swoje zdjęcie, możesz to nadrobić na spotkaniu rekrutacyjnym. Najlepiej posłużyć się aparatem Polaroid lub aparatem cyfrowym, aby od razu mieć efekt. Możesz również nagrywać przebieg spotkania na taśmę wideo, choć to jest dużo mniej popularne. W każdym razie wyjaśnij kandydatom, że wszystko to służy wyłącznie temu, abyście łatwiej zapamiętali osoby, z którymi przeprowadzacie rozmowy. Po zakończeniu procesu rekrutacji wszystkie zdjęcia czy ewentualne kasety należy zniszczyć.

Nie pozwól przejąć inicjatywy

Większość ludzi lubi rozmawiać o sobie. Część kandydatów będzie chciała to wykorzystać i może zacząć zadawać mnóstwo pytań dotyczących firmy, zakresu obowiązków, a także ciebie i twojej historii. Może ci to nawet pochlebiać. Oczywiście należy odpowiadać na takie pytania. Pamiętaj jednak, aby nie tracić wątku i po udzieleniu odpowiedzi na pytanie kandydata, samemu od razu zacząć pytać. To kandydat i jego wypowiedzi powinny być w centrum uwagi.

Dobre wrażenie

Jeżeli kandydat zadaje szczegółowe pytania związane z działalnością firmy, jej konkurencją itp., co może wskazywać na dobrą znajomość tematu, stanowi to oczywiście jego plus. W wypadku części kandydatów może to być jednak tylko gra, którą stosują po to, by wywrzeć dobre wrażenie.

Pytania kwalifikacyjne

Pytania są odpowiedzią

Słuchaj uważnie, kiedy kandydat zadaje pytania. Po sposobie ich zadawania, a także z ich treści możesz uzyskać wiele informacji o samym kandydacie.

Przykład:
Kandydat, który zadaje dużo pytań związanych z zarobkami i dodatkowymi świadczeniami na rzecz pracowników, bywa często bardzo skoncentrowany na własnej osobie.

Jeśli kandydat jest szczególnie zainteresowany precyzyjnym opisem zakresu obowiązków, za które będzie odpowiedzialny, może to wskazywać na jego małą elastyczność i niechęć do zmian.

Kursy dla osób poszukujących pracy

Kiedy oceniasz sposób zadawania pytań przez kandydata, weź pod uwagę fakt, że mógł on uczestniczyć w kursach przygotowawczych organizowanych dla osób poszukujących pracy. Na takich kursach kandydaci uczą się, jak zrobić dobre wrażenie właśnie poprzez wykazywanie zainteresowania i stawianie pytań. Aby sprawdzić, czy zainteresowanie kandydata jest prawdziwe, można w dalszej części rozmowy skontrolować, czy pamięta on treść twoich odpowiedzi na zadane pytania. Jeśli nie, może to wskazywać, że pytania zadawane przez kandydata nie miały głębszego podłoża, a były jedynie wyuczonym zachowaniem.

Opis swojej osoby

Zalety

Poproś kandydata, aby opisał siebie, swoje doświadczenia zawodowe oraz zainteresowania. Zanotuj, na co kładzie on nacisk. Jeśli któraś z poruszonych spraw wzbudzi twoje większe zainteresowanie, nie wahaj się zadawać dodatkowych, bardziej szczegółowych pytań. Jeśli kandydat w niektórych kwestiach stara się odpowiadać wymijająco, zanotuj to i powróć do tematu w dalszej części rozmowy. Osoba o dużej pewności siebie powinna potrafić wymienić przynajmniej kilka swoich zalet. Dobrze się również dowiedzieć, jakie cechy negatywne postrzega ona u siebie. Warto również zapytać o umiejętność przemawiania przed grupą ludzi, o zdolności przywódcze, czy o umiejętności rozwiązywania konfliktów.

Poproś kandydata, aby opowiedział ci o sukcesach, które odniósł w poprzednich miejscach pracy lub po prostu w życiu.

Wady

Oczywiście dobrze by było, gdybyś udało ci się ustalić, jakie wady ma twój rozmówca. Nie jest jednak łatwo wyciągnąć takie informacje. Dobrym sposobem może tu być pytanie o to, w jakich dziedzinach kandydat chciałby być lepszy. Rzadko zdarzają się ludzie, którzy twierdzą, że nie ma takich dziedzin. Na kursach organizowanych dla osób poszukujących pracy uczy się, jak odpowiadać na tego typu pytania. Ktoś, kto przeszedł taki kurs, może w odpowiedzi na pytanie o swoje wady podać taką cechę, o której wie, że potraktujesz ją jako zaletę, lecz przedstawić ją jako wadę.

Przykład:

• Czy możesz podać jakąś cechę, którą chciałbyś w sobie zmienić?
• (po chwili wahania) Taaak…., często nie potra?ę przerwać wykonywania danego zadania czy projektu, dopóki go nie doprowadzę do końca, nawet jeśli prowadzi to do ciągłego niewyspania. Powinienem chyba bardziej wyluzować. Możesz również zapytać, czy jest jakaś sprawa, w której kandydat, patrząc z perspektywy czasu, zachowałby się inaczej. Niektórzy kandydaci mogą dawać bardzo ciekawe i wiele mówiące odpowiedzi na pytania typu Czy uważasz, że jesteś osobą uczciwą? Albo: Czy według ciebie istnieją takie okoliczności, które usprawiedliwiają zabójstwo?, lecz większość kandydatów może być nieco skonsternowana. Takie pytania padają częściej w psychotestach rozwiązywanych w domu, niż podczas rozmowy kwali?kacyjnej.

Musi pasować do firmy

Opis samego siebie powinien dać ci obraz kandydata jako człowieka, oraz celów, które stawia przed sobą. Następnie należy spróbować ocenić, czy cechy osobowościowe kandydata pasują do twojej firmy i do pozostałych współpracowników.

Poprzedni pracodawca

Poproś kandydata, aby opisał ci swoją rolę i stosunki panujące w pracy u poprzedniego pracodawcy. Zwracaj szczególną uwagę na sprawy, które mogą wskazywać na to, że kandydat miał jakieś kon?ikty z współpracownikami, lub że czuł się potraktowany niesprawiedliwie. Takie sprawy mogą wskazywać, że kandydat jest osobą kon?iktową, która zawsze lubi mieć rację (przeczytasz o tym więcej w dalszej częścitego rozdziału).
Możesz również zanotować, czy twój rozmówca wydaje się lojalny w stosunku do poprzedniego pracodawcy. Osoba, która jest nielojalna wobec innego pracodawcy, może być taka również wobec ciebie. Bądź jednak świadomy faktu, że istniała przyczyna tego, że kandydat rozstał się lub rozstaje z poprzednim pracodawcą i tę przyczynę musisz ustalić.

Umiejętność współpracy

Poproś kandydata, by opisał, co oznacza dla niego współpraca. Czy przygotowywał kiedyś projekt lub był odpowiedzialny za zadanie, które wymagało współpracy z innymi osobami?

Pytania scenariuszowe

Innym rodzajem pytań, które zadaje się podczas rozmów kwali?kacyjnych są tak zwane pytania scenariuszowe. Polegają one na tym, że przedstawiasz kandydatowi określoną sytuację, a ten ma opowiedzieć, ja by się w niej zachował.

Przykład pytań scenariuszowych:

• Załóżmy, że jest godzina czwarta. Postanawiasz, że wyjdziesz dziś z pracy najpóźniej o piątej, ponieważ umówiłeś się na siłownię. Przychodzi do ciebie twój szef i prosi cię, abyś jeszcze dzisiaj przygotował ofertę dla pewnego klienta. Zajmie to jakieś dwie, trzy godziny, lecz musisz skończyć zadanie do siódmej, bo do tej godziny istnieje jeszcze możliwość wysłania oferty do klienta pocztą kurierską. Co robisz?
• Jak byś się zachował, gdybyś zauważył, że twój kolega z działu lub bezpośredni przełożony nie przykłada się do pracy i, krótko mówiąc, obija się całymi dniami?
• Gdybyś to ty miał zatrudnić osobę na stanowisko, o które się obecnie starasz, jakie cechy byłyby dla ciebie najważniejsze?

Skąd zainteresowanie stanowiskiem?

Zapytaj, dlaczego kandydat jest zainteresowany właśnie tym stanowiskiem. Nie oczekuj jednak szczerej odpowiedzi. W miarę inteligentna osoba nie odpowie ci przecież, że już od dawna jest bezrobotna, czy że zmusił ją do tego urząd pracy lub też że wyleciała z poprzedniej pracy i musi się przecież czymś zająć. Większość kandydatów odpowiada, że firma i zakres obowiązków wydają się bardzo interesujące i że uważają, że mogą przyczynić się do rozwoju firmy. Spytaj także, co kandydat wie o firmie. Im więcej informacji postarał się zdobyć o ?rmie, tym większy plus dla niego. Może to świadczyć o rzeczywistym zainteresowaniu. Zapytaj, skąd kandydat dowiedział się tego wszystkiego. Najczęściej źródłem informacji jest strona internetowa.

Dlaczego już nie pracuje?

Jeśli kandydat był już wcześniej zatrudniony, powinieneś zapytać, jak mu się podobało w poprzedniej firmie i dlaczego chciał lub chce z niej odejść, lub może też został zwolniony, a jeśli tak, to z jakiego powodu. Zapytaj także, czy kandydat nie ma nic przeciwko temu, abyś skontaktował się z jego poprzednim szefem, nawet jeśli nie jest on wymieniony w referencjach. Jeśli kandydat woli, abyś się z nim nie kontaktował, zapytaj dlaczego.
Jeśli kandydat jest nastawiony bardzo negatywnie do swojego poprzedniego pracodawcy, może to być sygnałem ostrzegawczym. Skłonność do wdawania się w konflikty nie ustanie wraz ze zmianą pracodawcy. Poproś kandydata, by podał jakieś zalety związane z pracą w poprzedniej firmie.

Okres wypowiedzenia

Jeżeli kandydat jest obecnie zatrudniony, dobrze jest się dowiedzieć, jak długi okres wypowiedzenia obowiązuje go u dotychczasowego pracodawcy. W niektórych przypadkach okres ten zależeć może od tego, kiedy firma znajdzie pracownika na stanowisko opuszczone przez naszego kandydata. W wielu firmach dzieje się tak, że osoba, która składa wypowiedzenie, opuszcza firmę już tego samego dnia. Powodem tego jest fakt, że pracodawcy chcą zmniejszyć ryzyko, że duża ilość aktualnych informacji trafi do konkurencji.

Pytania kwalifikacyjne

Inni pracodawcy, niezadowoleni z faktu odejścia pracownika do innej firmy, chcą zatrzymać pracownika tak długo, jak jest to możliwe. Starają się przysporzyć jak najwięcej trudności zarówno pracownikowi, jak i jego nowemu pracodawcy.

Osoby konfliktowe

Sprawdź, czy kandydat jest osobą konfliktową, czyli taką, która często wdaje się w konflikty z otoczeniem, najczęściej dlatego, ponieważ uważa, że zawsze ma rację. Najlepsze są tu pytania o stosunki z poprzednim szefem, współmałżonkiem, nauczycielami w szkole. Zapytaj też, czy kandydat uważa, że został sprawiedliwie oceniony podczas innych rozmów kwalifikacyjnych. Zapytaj, jaki według niego powinien być dobry szef i dlaczego kandydat zrezygnował lub chce zrezygnować z pracy w poprzedniej firmie.

Osoby szczególnie konfliktowe łatwo zdemaskować. Powyższe pytania to dla nich pokusa, której trudno się oprzeć.

Zainteresowania mogą odzwierciedlać osobowość

Na większości rozmów kwalifikacyjnych słyszy się pytania o zainteresowania i hobby. Można zapytać, dlaczego to takie ważne – przecież kandydat nie będzie się zajmował tymi sprawami w pracy. Odpowiedzi na te pytania mówią jednak wiele o samym kandydacie. Ktoś, kto w czasie wolnym uprawia górską wspinaczkę lub sporty ekstremalne zapewne różni się od tego, którego hobby to gra w szachy czy hodowla rasowych kotów.

„Jeśli kandydat lubi zbierać jagody i grzyby lub jest ogólnie zainteresowany przyrodą, to dobrze. Wtedy wiem, że przypuszczalnie jest cierpliwy i wytrzymały. „Najlepiej, by lubił sport i aby sam jakiś uprawiał. Wiadomo wtedy, że jest silny i wytrzymały.”
(Z opracowania o kryteriach wyboru pracowników podczas rekrutacji na
stanowisko operatora maszyn)

Takie same jak ty

Naturalnie osoba, która ma takie same zainteresowania jak ty, wyda ci się bardziej sympatyczna. Nie przesadzaj jednak w kierowaniu się tą przesłanką.

Mało czy dużo?

Część pracodawców woli, by jego pracownicy mieli jak najmniej zainteresowań prywatnych. Wtedy mogą poświęcić więcej czasu na pracę w firmie. Inni doceniają pracowników mocno angażujących się w swoje hobby, które stanowią dla nich jakby przeciwwagę w stosunku do pracy. Człowiek, który przejawia pasję w jakimś kierunku, prawdopodobnie będzie ją wykazywał także w pracy. W naszej firmie chętnie zatrudniamy osoby, które mają wyraźne zainteresowania pozazawodowe, nieważne jakie. Uważamy, że ktoś, kto angażuje się z pasją w swoje hobby, lepiej pasuje do naszej organizacji niż osoba pasywna. Są oczywiście wyjątki.

Idol

Możesz również zapytać kandydata, czy ma jakiegoś idola, tzn. kogoś, kogo podziwia, czy to w życiu zawodowym czy w prywatnym. Pytanie jest dość niezwykłe i musisz liczyć się z tym, że kandydat będzie nieco zaskoczony.

Książki

Ciekawa może być również kwestia książek, które kandydat lubi czytać. Mamy zwyczaj pytać kandydatów, jakie książki czytali ostatnio. Odpowiedzi są różne. Niektórzy starają się nam przypodobać i wskazują na którąś z książek przez nas wydanych. Inni podają dziwne, nieznane tytuły, które mają nam zaimponować, albo wyliczają je, podając tytuły po angielsku lub w jakimś innym języku obcym. Podczas którejś z ostatnich rekrutacji zauważyliśmy, że spora część kandydatów w odpowiedzi na pytanie o ostatnio czytaną książkę podało „Ptaśka” Williama Whartona. Byliśmy zdziwieni popularnością tej książki – została ona przecież wydana wiele lat temu. Okazało się, ze kandydaci ci od tamtej pory nie czytali nic innego.

ZOBACZ WIĘCEJ!

Fragment pochodzi z poradnika Björna Lundena pt.: „Rekrutacja pracowników. Poradnik dla pracodawcy”.

Wydawnictwo BL Info Polska