IT jak dobrze skrojony garnitur

Chmurowe czy stacjonarne – przed takim wyborem stają firmy, które decydują się na korzystanie ze specjalistycznych rozwiązań informatycznych usprawniających ich pracę. Zanim jednak zapadnie decyzja o wyborze konkretnego produktu czy usługi, warto lepiej poznać oba modele i odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań dzięki którym oferta zostanie skrojona na miarę.

Jakie są potrzeby firmy i jej specyfika?

Każde przedsiębiorstwo ma odmienne potrzeby i oczekiwania co do rozwiązań IT. Są one zależne od wielu czynników, m.in. wielkości firmy, jej profilu biznesowego, struktury organizacyjnej czy lokalizacji oddziałów. Sprecyzowane oczekiwania wobec systemu oraz jasne określenie obszaru, który wymaga usprawnienia, jest w tym przypadku kluczowe. Przykładowo, firma poszukująca rozwiązania IT do komunikacji grupowej – systemu telekonferencyjnego, powinna najpierw zastanowić się jak często jej pracownicy potrzebują kontaktu na odległość, ile osób bierze udział w takim spotkaniu, czy obecni są na nim również goście z zagranicy lub czy poza przekazem dźwięku potrzebuje również opcji prezentowania dokumentów.

Jak szybko firma się rozwija?

Odpowiedź na pytanie o dynamikę rozwoju przedsiębiorstwa dostarcza firmie wskazówek dotyczących samego modelu, w którym interesujące ją rozwiązanie IT powinno działać. Na rynku dostępne są rozwiązania stacjonarne oraz te działające w modelu chmury obliczeniowej (ang. cloud computing). W przypadku firm, w których liczba pracowników powiększa się niemal z miesiąca na miesiąc polecany jest model bardziej elastyczny – cloud computing. Usługi w chmurze charakteryzują się skalowalnością, co oznacza, że system IT rośnie razem z firmą, a wszelkie zmiany odbywają się w prosty, niemal naturalny sposób. Przykładowo, uruchomienie nowego stanowiska dla telemarketera w chmurowym call center wiąże się jedynie z wyposażeniem go w komputer z dostępem do sieci Internet i zestaw słuchawkowy. Pracę może rozpocząć od zaraz.

Czy firma ma pracowników w terenie?

Tryb pracy członków zespołu to również kwestia, którą należy uwzględnić przy wyborze odpowiedniej oferty. Jeśli duża część zadań wykonywana jest przez pracowników zdalnie, firma powinna mieć to na uwadze, decydując się na jeden z modeli funkcjonowania usług. Warto zaznaczyć, że z rozwiązań typu on-site, które wymagają instalacji w siedzibie klienta, będą mogli korzystać jedynie pracownicy, którzy aktualnie przebywają w firmy. Mając pracowników w terenie powinniśmy skłaniać się raczej w kierunku rozwiązań działających w modelu cloud computing, do których dostęp możliwy jest wszędzie tam, gdzie dostępna jest sieć Internet.

Czy firma dysponuje zapleczem IT?

Wybierając odpowiednie rozwiązanie, warto mieć na uwadze również zaplecze informatyczne jakim dana firma aktualnie dysponuje – chodzi o specjalistów IT. Posłużmy się przykładem – rozważając wdrożenie, np. stacjonarnej centrali telefonicznej w przedsiębiorstwie powinniśmy liczyć się z tym, że za bieżące administrowanie systemem oraz za wprowadzanie wszelkich aktualizacji odpowiedzialna powinna być osoba z wiedzą techniczną w tym zakresie. O ile w przypadku większych firm i licznych zespołów IT nowe obowiązki będą do pogodzenia z dotychczasowymi zadaniami, o tyle w przypadku mikro czy małych przedsiębiorstw, w których kwestie techniczne spoczywają często w rękach jednej osoby lub firmy zewnętrznej, będzie to trudniejsze. W tym przypadku warto rozważyć wybór wirtualnej centrali telefonicznej PBX w chmurze obliczeniowej, w której za wdrożenie, bieżące wsparcie techniczne oraz aktualizacje platformy odpowiada w całości dostawca usługi.

Obecna oferta rynkowa dostawców rozwiązań IT jest tak bogata, że każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, znajdzie coś dla siebie. Pamiętajmy jednak, że decyzja o wdrożeniu konkretnego systemu powinna być przede wszystkim przemyślana i to nie tylko pod względem finansowym, ale głównie od strony oczekiwań i potrzeb naszej firmy. Model, w którym dane usługi będą funkcjonować musi pasować pod każdym względem. Na zakup „kota w worku”, szczególnie w kryzysie, nikt nie może sobie pozwolić.

Jacek Piątkowski

Dyrektor Sprzedaży Focus Telecom Polska, dostawcy rozwiązań dla biznesu w modelu cloud computing.