Pracownicy: Umowa o pracę – Akta osobowe

Akta osobowe

Każdy pracodawca, który zatrudnia pracownika jest zobowiązany do prowadzenia kompletnej dokumentacji osobowej pracownika. Jest to obowiązek konieczny do przestrzegania nawet wówczas, gdy pracodawca zatrudnia tylko jednego pracownika.

Kwestie akt osobowych reguluje rozporządzenie z dnia 28 maja 1996 sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 2009, nr 115, poz. 971). Zgodnie z nim prawidłowo prowadzone akta osobowe pracownika powinny składać się z trzech części:

1. Części A – dokumentów pracownika zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
2. Części B – dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
3. Części C – dokumentów związanych z ustaniem zatrudnienia.

Przed rozpoczęciem pracy

Pracodawca od kandydata do pracy żądać może złożenia następujących dokumentów umieszczanych w części A:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego, wraz z niezbędną liczbą fotografii (Kwestionariusz osobowy jest drukiem wypełnianym przez kandydata do pracy. Zawiera on wszystkie informacje o kandydacie, niezbędne do zatrudnienia. Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego można pobrać tutaj),
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym osoba ubiega się o zatrudnienie,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (Wstępnym badaniu lekarskim podlegają pracownicy przyjmowani do pracy, pracownicy młodociani, a także inni pracownicy przenoszeni na nowe stanowiska pracy, na których istnieje ryzyko występowania czynników szkodliwych. Z obowiązkowego badania wstępnego zwolnieni są pracownicy przyjmowani ponownie u danego pracodawcy na to samo stanowisko, bądź na stanowisko o takich samych warunkach, na podstawie umowy o pracę zawartej bezpośrednio po wygaśnięciu poprzedniej.)
• innych dokumentów np. zaświadczenia o niekaralności.

Szczegółowy zakres wymaganych dokumentów określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62 poz. 286)

Pracownik przekazuje informacje w formie oświadczenia woli. Udostępnianie informacji występuje w formie złożenia odpowiednich dokumentów, zwłaszcza za pomocą kwestionariusza.

Osoba zatrudniana może dodatkowo dowolnie złożyć inne dokumenty m.in. potwierdzające zdobyte umiejętności, czy osiągnięcia. Możliwość ta jest jednak tylko uprawnieniem pracownika co oznacza, że pracodawca sam nie może żądać przekazania takich danych.

Po nawiązaniu stosunku pracy

Wśród dokumentów związanych z podjęciem zatrudnienia pracownika, zgromadzonych w części B powinny znaleźć się:

1. umowę o pracę, a także zakres czynności jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
2. pisemne potwierdzenie pracownika zapoznania się z przepisami i informacjami oraz zaświadczenie ukończenia przez pracownika szkolenia BHP,
3. dokumenty dotyczące powierzenia mienia pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się,
4. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika,
5. oświadczenia związane z wypowiedzeniem pracownikowi mowy o pracę, lub zmiany warunków pracy,
6. w przypadku przydzielenia pracownikowi nagrody, bądź kary porządkowej właściwe dokumenty,
7. pisma określające wykorzystane przez pracownika urlopy wychowawcze i bezpłatne,
8. orzeczenia lekarskie w związku z odbytymi badaniami wstępnymi, okresowymi, kontrolnymi,
9. korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
10. umowę o zakazie konkurencji, w przypadku, gdy strony zawarły taką umowę w okresie zatrudnienia,
11. informacje dotyczące wykonania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Po ustaniu zatrudnienia

Wśród dokumentów dotyczących rozwiązania stosunku pracy – zgromadzonych w części C, znajdują się:

1. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, a także kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
2. w przypadku zajęcia wynagrodzenia spowodowanego prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym – potwierdzenie dokonania tej czynności,
3. umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeśli strony zawarły taką umowę,
4. orzeczenia dotyczące przeprowadzonych badań lekarskich po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumentowanie efektów pracy pracownika

Należy pamiętać, że pracodawca ma prawo do dokumentowania efektów pracy i zachowania pracownika w miejscu pracy, a w szczególności do dokumentowania niewywiązywania się z obowiązków wynikających z umowy o pracę i włączania ich do akt osobowych – tak stwierdził Sąd Najwyższy w II wyroku z dnia 10 października 2003 r., sygn. I PKN 295/02. SN zaznaczył, również, że pracownik nie ma prawa do żądania od pracodawcy zniszczenia tego typu dokumentów, a jedynie może prosić o włączenie tej dokumentacji do akt osobowych. Co więcej według postanowienia Sądu Najwyższego z dnia 16 września 1999 r., I PKN 331/99 pracownik może żądać udzielenia informacji znajdujących się w aktach osobowych, nie może jednak samodzielnie odebrać pracodawcy dokumentacji dotyczących zachowania i efektów jego pracy. Uporczywa domowa zwrotu dokumentów stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych.

Akty osobowe a likwidacja przedsiębiorstwa

Zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r, o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

1. od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej,
2. od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.

Uwaga !
Należy pamiętać, że każdy pracodawca, który pomimo powszechnego obowiązku prowadzenia akt osobowych tego nie czyni, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.00 zł (art. 281 pkt 6 kp).